Jetzt die Home-Office Checkliste downloaden!

Viele Unternehmen stehen die Woche erstmals vor der Frage: Kann ich mein Unternehmen, gemeinsam mit meinem Team aus der Krise retten und für welches Tool sollen wir uns entscheiden um auch zuhause miteinander verbunden zu sein? Kann das Unternehmen noch funktionieren wenn keine Besprechungen im Büro mehr möglich sind? Ja, denn es braucht keine Face-to-Face Gespräche, um weiterhin gut als Team zu funktionieren und gemeinsam innovative Ideen zu entwickeln! Microsoft Teams verbindet die Mitarbeiter miteinander während sie räumlich getrennt voneinander arbeiten.

Microsoft stellt aufgrund der aktuellen Lage, vorübergehend sein Kommunikationstool „Microsoft Teams“ kostenfrei zur Verfügung und möchte Unternehmen helfen, bei der derzeitigen Situation, Meetings online abzuhalten und sogenannte Calls zu führen. Die inkludierten Funktionen dienen also dazu, Besprechungen übersichtlich und einfach stattfinden zu lassen. Bis 2021 will Microsoft das Tool gratis zum Download anbieten. Eine aktuelle Preisliste über die verfügbaren Microsoft-Teams-Varianten finden Sie hier: Microsoft Teams Kosten.

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 Kreieren Sie Ihr eigenes Besprechungszimmer

Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum für Unternehmen. Zu empfehlen ist MS Teams vor allem für die Zusammenarbeit innerhalb von kleineren Unternehmen, Gruppen oder Abteilungen. MS Teams wird außerdem der Zugriff auf andere Programme des Office 365 Pakets ermöglicht. Outlook, Skype for Business oder SharePoint sind beispielsweise schon in Teams integriert.

 

Ein riesen Pluspunkt dieser Applikation ist, dass Teams sowohl im Web, als auch am Desktop oder mobile verfügbar ist, ganz egal ob auf einem iOS-Gerät, einem Android-Smartphone oder -Tablet.

Victoria R. schreibt als Bewertung zu Microsoft Teams auf g2:

"Very straight forward, very easy to get started with"

und hat unserer Meinung völlig Recht. Denn MS Teams ermöglicht einen extrem leichten Zugang für das Arbeiten im Home-Office.

Microsoft Teams bietet viele verschiedene Möglichkeiten an, abteilungsübergreifend arbeiten zu können und über den Computer/Laptop oder über das Smartphone mit Kollegen verbunden zu bleiben, wenn diese sich nicht am gemeinsamen Arbeitsplatz befinden.

Über den sogenannten Channel können nicht nur Gruppen- oder Einzelchats geführt werden, sondern auch Videounterhaltungen also digitale Meetings geführt werden.

Die „Meet now“-Funktion ist ideal als die sogenannte Sofort-Besprechung. Alle berechtigten Kollegen werden eingeladen an dem Chat teilzunehmen. Die Unterhaltung kann außerdem im Nachhinein angehört/angesehen werden, sollte ein Teilnehmer nicht teilnehmen können. Ein weiterer Vorteil dieser Funktion ist, dass Teilnehmer während des Meetings gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Die Änderungen werden in Echtzeit angezeigt. Die Dokumente werden dazu in einer „Bibliothek“ gesammelt, auf welche die Teilnehmer zugreifen können. Auch können Sie Ihren Bildschirm freigeben und andere sehen lassen, woran Sie gerade arbeiten oder beispielsweise um Hilfe von einem anderen Teammitglied zu erhalten.

Die Sharepoint Dokumentenbibliothek ist ein Ort, sowohl zum Speichern als auch zum Freigeben von Dokumenten und Dateien. für die Gruppe.

Seit Ende Jänner ist die Nutzung von Microsoft Teams in China um 500 Prozent gestiegen. Bei diesem Prozentsatz sehen Sie, wie groß die Nachfrage nach dem beliebten Tool ist. Trotz der enormen Nutzung, habe das System stetig funktioniert, heißt es.

 

Die 6 Funktionen von Microsoft Teams

Das Menüfeld besteht aus den 6 Funktionen: „Aktivität“, „Chat“, „Teams“, „Kalender“, „Anrufe“ und „Dateien“.

  1. Die Aktivität oder der sogenannte Feed: Hier können sich Teammitglieder einen Überblick verschaffen, was gerade geschieht und welche Aktivitäten zuletzt stattgefunden haben. Gewählt werden kann zwischen „Feed“ und „meine Aktivität“. So verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über Ihre letzten Handlungen auf MS Teams, sowie über die Ihrer Kollegen.

 

  1. Unter „Chat“ können Einzelgespräche also teamunabhängige Chats gestartet und geführt werden. Sowohl mit einer Person, als auch mit mehreren Kollegen. Hier kann neben dem Video- oder Audioanruf auch eine Bildschirmübertragung gestartet werden, welche es vereinfacht nachzuvollziehen woran ein anderes Teammitglied gerade arbeitet. Außerdem können zwischen zwei - oder aber auch mehreren Personen - Dateien geschickt- und Besprechungen geplant werden

 

  1. Teams: In Teams können verschiedene Konversationen mit der Möglichkeit von Teilen und Posten von Dokumenten, etc. stattfinden. Auch Mitglieder, die erst zu einem späteren Zeitpunkt dem Teamchat hinzugefügt werden, können den bisherigen Verlauf des Chats einsehen und die Unterhaltung „nachlesen“. Hier ist das virtuelle Besprechungszimmer zuhause. Es gleicht einem Konferenzzimmer ohne persönlichem Kontakt.

 

  1. Kalender: Im Menüfeld „Kalender“ werden die Termine der Teams sowie auch des eigenen Outlook-Kalender angezeigt. Besprechungen können geplant und dem Kalender hinzugefügt werden.

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  2. Anrufe: Hier können Sie Ihre letzen Anrufe einsehen also Ihren Anruf-Verlauf checken und einen neuen Anruf – mit oder ohne Video starten. Auch Kurzwahl-Kombinationen für einzelne Personen können Sie hinzufügen und außerdem Ihre Voicemail abhören.

 

  1. Dateien:  Unter „zuletzt verwendet“ können Sie alle Dateien einsehen, die sie bis dato geöffnet haben. Der Punkt „Microsoft Teams“ führt alle bearbeiteten Dokumente Ihrer Teams auf. Hier kann außerdem der Cloud-Speicher bearbeitet werden.

 

Wenn Sie Hilfe zur Installation von Microsoft Teams und für weitere nützlichen Programmen benötigen, die Ihnen und Ihrem Team, vor allem jetzt, das Arbeitsleben erleichtern, oder Sie generell professionelle Unterstützung beim Einrichten Ihres Home-Office brauchen, melden Sie sich bei uns und wir freuen uns darauf, Sie mit einem unserer H.O.M.E. Pakete unterstützen zu dürfen. 

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Clara Husinsky

Geschrieben von Clara Husinsky

Junior Content Marketing Specialist